A partir del próximo lunes 5 de octubre, el documento electrónico de control administrativo "DeCA" exigido en el transporte de mercancías por carretera deberá generarse obligatoriamente en formato digital. A pocos días de su entrada en vigor, todavía existen dudas sobre cómo deberá elaborarse, conservarse y presentarse durante una inspección en carretera. La obligación recae tanto en el cargador como en el transportista, y ambos pueden ser sancionados si el documento no existe.
TeamSystem, compañía tecnológica especializada en soluciones de gestión empresarial y presente en el ámbito del transporte y la distribución, repasa las principales cuestiones que deberán tener en cuenta las empresas con la aplicación obligatoria de este nuevo documento.
No basta con escanear el documento en papel
Una de las dudas más habituales es si bastará con digitalizar el documento que hasta ahora se rellenaba en papel. La normativa exige que el fichero se genere directamente en formato digital a partir de los datos introducidos en una aplicación informática, por lo que no serán válidos los PDF escaneados ni los creados a partir de imágenes.
Tampoco podrán añadirse después datos a mano. El DeCA deberá generarse desde el principio con toda la información obligatoria: por ejemplo, no será posible crear el documento y escribir posteriormente la matrícula manualmente.
El papel no desaparecerá de los camiones
El nuevo sistema no obliga al conductor a llevar únicamente el documento electrónico. Aunque el original deberá generarse en PDF, con un máximo de 5 MB y un código QR vinculado a una dirección web única, podrá mostrarse desde un dispositivo móvil o llevarse impreso durante el servicio.
La descarga deberá ser directa, sin usuario, contraseña ni pasos intermedios, para que los agentes puedan acceder al documento durante una inspección. El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar además los ficheros durante al menos un año.
No habrá una plataforma única de la Administración
Tampoco habrá que enviar todos los documentos a un repositorio de la Administración. Bastará con conservarlos en un sistema desde el que puedan descargarse y asignar a cada uno una dirección web única. La empresa o persona que genere el documento podrá elegir el dominio, sin necesidad de comunicarlo previamente a la Administración.
El documento debe estar creado antes de iniciar el servicio
El DeCA tendrá que estar generado antes de que comience el servicio y no podrá elaborarse una vez iniciada la ruta. Además, el sistema deberá dejar constancia de la fecha y hora de creación y de cualquier modificación posterior.
La firma electrónica no será obligatoria en todos los casos
La nueva regulación tampoco obliga a firmar electrónicamente todos los documentos. La firma solo será necesaria cuando el documento tenga también una finalidad contractual o cuando otra normativa así lo exija.
Además, TeamSystem advierte de que no debe confundirse el DeCA con la carta de porte electrónica o eCMR ni con el futuro marco europeo eFTI. Desde el 5 de octubre, el documento de control deberá ser digital en los transportes nacionales de mercancías y en las operaciones de cabotaje realizadas en España. La carta de porte o eCMR, en cambio, seguirá siendo voluntaria en formato digital, mientras que el Reglamento europeo eFTI obligará a las autoridades a aceptar información electrónica a partir de 2027.
Los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español seguirán utilizando la documentación prevista en los convenios internacionales correspondientes.
Según Roberto Soto, Head of Product de TeamSystem España, "estamos ante un cambio que va más allá de sustituir el papel por un PDF. El documento pasa a formar parte de un proceso digital que debe garantizar su generación previa al servicio, su trazabilidad y su disponibilidad inmediata cuando sea necesario. Para las empresas, el reto será incorporar estos requisitos a su operativa diaria de forma sencilla, aprovechando la digitalización para integrar la documentación con el resto de sus procesos de gestión y evitar duplicidades y carga administrativa".
